Besøgssystemet Check In, skaber et fleksibelt flow fra det øjeblik, du booker et mødelokale i Outlook og inviterer deltagerne, til gæsterne er ankommet og sidder i mødelokalet. Vælg de ønskede funktioner og integrationer, der passer til dit besøgsflow.
Funktionalitet og integrationer for et fleksibelt besøgsflow
Automatiske telefonopkald med integreret SIP-telefoni
En af vores mest populære funktioner er det indbyggede IP-telefoniprogram (SIP). Denne funktion gør en stor forskel i besøgsstyringen. Besøgskioskerne kan ringe til værten automatisk, når den besøgende registrerer sig i kiosken.
Se denne video for at få mere at vide om, hvordan SIP-telefoni fungerer i en ubemandet reception.
Smarte og praktiske funktioner gør det lettere for besøgende og deres værter
Når Check In idriftsættes i dit IT-miljø eller i SystemHouse Solutions Cloud-løsning, får alle medarbejdere, der tager mod besøg, en e-mail invitation med logon til besøgssystemet. Personaledatabasen kan synkroniseres med Active Directory. Medarbejderne kan logge på ved hjælp af tilkoblet single sign on (SSO) eller oprette et logon ved hjælp af deres e-mail-adresse og en adgangskode. Administrator brugerfladen giver dig mulighed for at angive tilladelser for medarbejdere, receptionister og administratorer. Det kan også bruges til at indstille virksomhedens administratorer, hvis der er flere virksomheder, der bruger det samme Check In-system.
Medarbejderne inviterer nemt deres besøgende direkte under fanen Forhåndsregistrering i besøgssystemet. Grupper kan importeres fra Excel-ark, og besøgende kan forhåndsregistreres manuelt i webgrænsefladen i Check In, eller fra Outlook-lokalereservationer med invitationer. Besøgssystemet kan integreres med dit adgangskontrolsystem, og muliggøre planlagt adgang ved at vælge adgangszonerne for besøgende med gyldige adgangskort. Adgangskort kan også aktiveres og udleveres af en receptionist eller vagt, når besøgende ankommer til en lokation.
Når en invitation sendes til dine besøgende fra Check In, modtager de en e-mail med oplysninger om mødet. En QR-kode er knyttet til den mail, der skal bruges til hurtig registrering ved hjælp af scannere i besøgskiosker, eller ved porte og døre, ligesom når du tjekker ind på et fly. Check In besøgssystemet kan integreres med Exchange for at muliggøre lettere forhåndsbooking. Check In henter oplysningerne fra din Exchange-konto, når du har reserveret et lokale og inviteret eksterne besøgende til et møde. Du får en e-mail fra Check In, når din reservation er gennemført, og når du klikker på linket i e-mailen, åbner Check In fanen for reservation, og alle felter fyldes automatisk med navne, datoer, tidspunkter og de besøgendes e-mailadresser. Du skal blot klikke på Send invitation, og du er færdig.
Invitationer kan planlægges, og de fleste af vores kunder sender e-mailen aftenen før mødet. Tiden, hvor QR-koden skal gælde, indstilles når du inviterer, eller med den tid, der blev fastlagt i Outlook for det møde, der blev booket.
Besøgende og grupper kan registrere sig meget hurtigt med deres QR-koder ved ankomsten. Besøgende kan fx åbne porten ved hjælp af en scanner og deres QR-kode fra invitationen. En SMS kan derefter sendes til værten for at meddele, at den besøgende er kommet ind i området. Det giver vores kunder mulighed for at reducere bemandingen i vagthuse, hvor en vagt normalt håndterer alle besøgende.
SystemHouse Solutions har stor erfaring med kundelounger og receptionsområder. Vi hjælper gerne med idéer til, hvordan du så fleksibelt som muligt kan udforme receptionen med besøgssystemer, adgangssystemer, QR-læsere til porte, døre, speedgates samt elevatorer og kiosker, så besøgsflowet bliver sikkert og omkostningseffektivt.